Déclaration de confidentialité Hotel Amersfoort-A1

Nous attachons une grande importance à votre vie privée. C’est pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel avec soin et conformément aux lois et réglementations en vigueur, dont le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi nous le faisons et avec qui nous partageons vos données. 

Qui est responsable de vos données ? 

Hotel Amersfoort-A1, Hotel Amersfoort B.V. est responsable du traitement pour le traitement de données à caractère personnel dans le cadre des réservations, du séjour et de la prestation de services. L’hôtel fait usage de systèmes et de services fournis par Van der Valk Diensten Centrum B.V. (VDC). Ceux-ci assistent l’hôtel dans le traitement de données à caractère personnel. Pour certains traitements centraux (tels que le marketing, les comptes ou les plateformes), VDC peut être responsable du traitement de manière autonome. Dans ce cas, nous renvoyons à la déclaration de confidentialité de VDC. 

Quand traitons-nous vos données ? 

Nous traitons vos données à caractère personnel lorsque, par exemple, vous : 

• effectuez ou modifiez une réservation ; 
• séjournez dans notre hôtel ; 
• faites usage de nos autres services ; 
• effectuez un paiement ; 
• prenez contact avec nous.

Nos traitements 

1. Réservation d’une nuitée

Finalité 
Le traitement et l’enregistrement de votre réservation. 

Nous traitons vos données dès que vous effectuez une réservation via notre site web ou via d’autres canaux. 

Données: Informations de réservation (arrivée, séjour, détails de la réservation) 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans après la fin de l’année civile 
Partie concernée: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji

Données: Informations professionnelles 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji

Données: Coordonnées 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji

Données: Informations de facturation 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji

Données: Sexe, remarques, langue de communication, nom 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus, ActiveCampaign, Shiji

2. Courriels relatifs au séjour 

Finalité 
L’envoi d’informations et d’offres en rapport avec votre séjour. 

Nous traitons vos données si vous disposez d’une réservation et que nous vous informons au sujet de votre séjour et des offres éventuelles y afférentes. 

Données: Informations de réservation 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 4 semaines + 2 jours 
Partie concernée: ActiveCampaign

Données: Code postal 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 4 semaines + 2 jours 
Partie concernée: ActiveCampaign

3. Enregistrement 

Finalité 
Le traitement et l’enregistrement de votre arrivée et de votre séjour. 

Nous traitons vos données au moment où vous vous enregistrez dans notre hôtel. 

Données: Informations d’arrivée et de départ 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus, New Story, Shiji

Données: Détails de la réservation 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 4 semaines + 2 jours 
Partie concernée: Amadeus, New Story, Shiji

Données: Date et lieu de naissance 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus, New Story, Shiji

4.Autorisation/vérification de la carte de crédit 

Finalité 
Le traitement et l’enregistrement d’une autorisation ou d’une vérification de carte de crédit. 

Nous traitons vos données lorsque nous devons vérifier une carte de crédit ou réserver un montant en garantie d’une réservation, d’un séjour, d’un paiement ou d’une caution. 

Données: Données de carte de crédit (limitées) 
Base juridique: Intérêt légitime 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus

Données: Nom 
Base juridique: Intérêt légitime 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: Amadeus

5. Lien de paiement 

Finalité 
Le traitement et l’envoi d’une demande de paiement. 

Nous traitons vos données lorsque nous vous envoyons une demande de paiement, par exemple pour un acompte, une caution ou un montant restant dû. 

Données: Coordonnées et nom 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 4 semaines + 2 jours 
Partie concernée: ActiveCampaign

Données: Pays, langue de communication 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 4 semaines + 2 jours 
Partie concernée: ActiveCampaign

Données: Solde restant dû 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 4 semaines + 2 jours 
Partie concernée: ActiveCampaign

6. Paiement en ligne 

Finalité 
Le traitement et l’enregistrement d’un paiement en ligne. 

Nous traitons vos données lorsque vous effectuez un paiement via notre environnement de paiement en ligne. 

Données: Numéro de réservation, adresse e-mail, montant, adresse de facturation 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: Transmises 
Partie concernée: Adyen

7. Réservations professionnelles 

Finalité 
Le traitement et l’enregistrement d’une réservation professionnelle. 

Nous traitons vos données lorsque vous effectuez une réservation via un compte professionnel ou sur la base d’une relation professionnelle avec notre hôtel. 

Données: Informations sur l’entreprise, coordonnées, nom 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: Jusqu’à la fin de la relation 
Partie concernée: New Story

Données: Identifiants de connexion 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: Jusqu’à la fin de la relation 
Partie concernée: New Story

Données: Données financières 
Base juridique: Exécution d’un contrat 
Durée de conservation: 7 ans 
Partie concernée: New Story

Destinataires des données à caractère personnel 

Dans les sections ci-dessus, vous avez pu lire que nous faisons usage de parties externes pour certains traitements. Nous désignons ces parties comme des « destinataires ». Le présent aperçu ne reprend que les destinataires auxquels nous faisons appel dans le cadre des traitements pour lesquels nous sommes nous-mêmes responsable du traitement. 

Nous concluons, avec les destinataires qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte, des accords visant à traiter vos données de manière soigneuse et sécurisée. Ces parties agissent dans ce cas en qualité de sous-traitants. Certaines parties traitent des données à caractère personnel (en partie) à leurs propres fins et sont ainsi responsables du traitement de manière autonome. 

Vos données à caractère personnel sont parfois traitées en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Cela n’est autorisé que si des garanties appropriées sont offertes, telles que l’utilisation des Standard Contractual Clauses (SCC) approuvées par la Commission européenne. Lorsque cela s’applique, nous avons mis en place ces garanties. 

Aperçu des destinataires 

1. Destinataire: Adyen 
   Explication: Payment Service Provider 
   Coordonnées du destinataire: Simon Carmiggeltstraat 6-501011 DJ, Amsterdam Pays-Bas 

2. Destinataire: New Story B.V. 
   Explication: Assistance moteur de réservation  
   Coordonnées du destinataire: Erasmusweg 192202 CA, Noordwijk Pays-Bas 

3. Destinataire: Postcode.nl B.V.
   Explication: Mise en correspondance du code postal avec l’adresse 
   Coordonnées du destinataire: Haarlemmerweg 317-H1051 LG, Amsterdam Pays-Bas 

4. Destinataire: Amadeus HospitalityNetherlands B.V. 
   Explication: Fournisseur du système PMS 
   Coordonnées du destinataire: Catharinastraat 164811 XD, Breda Pays-Bas 

5. Destinataire: ActiveCampaign LLC 
   Explication: Fournisseur de messagerie électronique 
   Coordonnées du destinataire: 1 N Dearborn St, 5th Floor60602, Chicago, IL États-Unis En dehors de l’E.E.E.Garanties : Standard Contractual Clauses(United States of America) 

6. Destinataire: Shiji Deutschland GmbH 
   Explication: Property ManagementSystème 
   Coordonnées du destinataire: Tempelhofer Ufer 110961, Berlin Allemagne

Modifications de la présente déclaration de confidentialité 

Nous pouvons adapter la présente déclaration de confidentialité si des développements au sein de notre organisation ou des modifications de la législation et de la réglementation le justifient. Si des modifications ont des conséquences sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, nous vous en informerons via notre site web ou d’autres canaux appropriés. En haut de la présente déclaration de confidentialité, vous trouverez toujours la version la plus récente et la date d’entrée en vigueur. 

Vos droits 

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, vous disposez, en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), de différents droits. Vous souhaitez exercer vos droits ? Prenez alors contact avec nous via [adresse e-mail] ou les coordonnées figurant au bas de la présente déclaration de confidentialité. Indiquez clairement de quel droit il s’agit. 

Afin de pouvoir traiter correctement votre demande, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons en principe à votre demande dans un délai d’1 mois. Si cela s’avère impossible, nous vous informons en temps utile du motif et de la prolongation éventuelle. 

Vous disposez des droits suivants : 

• Droit d’accès 
  Vous pouvez demander quelles données à caractère personnel nous traitons à votre sujet. Indiquez à cet égard de la manière la plus précise possible les données auxquelles vous souhaitez accéder. 
• Droit de rectification 
  Vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter vos données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. 
• Droit à l’effacement 
  Vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Nous apprécions pour chaque demande si nous pouvons y donner suite (par exemple en raison d’obligations légales de conservation). 
• Droit à la portabilité des données 
  Vous pouvez nous demander de recevoir ou de faire transférer certaines données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans la mesure où ce droit est applicable. 
• Droit à la limitation du traitement 
  Dans certains cas, vous pouvez nous demander de limiter temporairement l’utilisation de vos données à caractère personnel. 
• Droit d’opposition 
  Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, par exemple en cas d’utilisation à des fins de marketing direct ou en raison de votre situation particulière. 
• Droit de retirer votre consentement 
  Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits sur le site web de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens). 

Sécurité 

VDC prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’usage abusif et l’accès non autorisé. 

Ces mesures visent notamment : 

• la sécurisation des systèmes et des réseaux ; 

• la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux personnes autorisées ; 

• la garantie de la confidentialité et de l’intégrité des données. 

Plaintes 

Vous avez une plainte ? Prenez contact avec nous via [adresse e-mail] ou les coordonnées ci-dessous. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens). 

Contact 

Hotel Amersfoort-A1
3824MX, Ruimtevaart, 22, Amersfoort
+31 33 454 00 00

amersfoort@valk.com