Stappenplan: De juiste evenementenlocatie kiezen
Het organiseren van een evenement kan een flinke uitdaging zijn. Een van de belangrijkste beslissingen die je moet nemen, is het kiezen van de juiste locatie. Een goede evenement locatie kan een groot verschil maken voor het succes van je evenement. In dit artikel geven we je een gedetailleerd stappenplan voor het uitzoeken van de perfecte evenementlocatie en bespreken we de mogelijkheden bij Van der Valk Amersfoort A1.
Stap 1: Bepaal het type evenement
Voordat je begint met het zoeken naar een evenement locatie, moet je eerst duidelijk hebben wat voor soort evenement je wilt organiseren. Is het een zakelijk seminar, een feestelijk gala, een intiem diner of een groot congres? Elk type evenement heeft specifieke vereisten voor de locatie.
Concreet voorbeeld: Stel dat je een zakelijk seminar organiseert. Je hebt een professionele setting nodig met goede audiovisuele faciliteiten en voldoende ruimte voor presentaties en workshops.
Vragen om jezelf te stellen:
- Wat is het doel van het evenement?
- Wie is de doelgroep?
- Wat voor sfeer wil je creëren?
- Heb je specifieke technische vereisten zoals projectoren of geluidsinstallaties?
Stap 2: Stel je budget vast
Het vaststellen van je budget is een cruciale stap in het evenement organiseren. Dit helpt je om de locaties te filteren die binnen jouw financiële mogelijkheden vallen. Vergeet niet om rekening te houden met extra kosten zoals catering, audiovisuele apparatuur en decoraties.
Concreet voorbeeld: Je hebt een budget van €10.000 voor een seminar. Dit bedrag moet alle kosten dekken, inclusief locatiehuur, catering, apparatuur en eventuele sprekers.
Vragen om jezelf te stellen:
- Wat is het totale beschikbare budget?
- Welke kosten zijn er naast de locatiehuur?
- Zijn er verborgen kosten waar je rekening mee moet houden?
- Is er ruimte voor onvoorziene uitgaven?
Stap 3: Maak een gastenlijst voor je evenement
Het aantal gasten dat je verwacht, is een belangrijke factor bij het selecteren van een evenement locatie. Zorg ervoor dat de locatie voldoende ruimte biedt voor al je gasten, zonder dat het te krap of juist te ruim aanvoelt.
Concreet voorbeeld: Je verwacht 150 deelnemers voor je seminar. De locatie moet voldoende ruimte bieden voor stoelen, tafels en bewegingsruimte.
Vragen om jezelf te stellen:
- Hoeveel mensen nodig ik uit?
- Wat is de maximale capaciteit van de locatie?
- Heb ik extra ruimte nodig voor pauzes, netwerken of workshops?
- Is er een mogelijkheid om de ruimte aan te passen aan het aantal gasten?
Stap 4: Zoek online naar evenementlocaties
Begin je zoektocht naar de perfecte evenement locatie door online te kijken en aanbevelingen te vragen. Websites zoals die van Van der Valk Amersfoort A1 bieden gedetailleerde informatie over hun zalen en faciliteiten. Maak een lijst van potentiële locaties en bezoek ze indien mogelijk om een beter beeld te krijgen.
Concreet voorbeeld: Je zoekt naar locaties die centraal gelegen zijn en goede vervoersmogelijkheden hebben. Van der Valk Amersfoort A1 staat bovenaan je lijst vanwege hun uitgebreide faciliteiten en goede reviews.
Vragen om jezelf te stellen:
- Wat zijn de belangrijkste criteria voor de locatie?
- Hoe ver is de locatie van de belangrijkste vervoersknooppunten?
- Zijn er voldoende parkeerplaatsen beschikbaar?
- Wat zeggen andere organisatoren over hun ervaringen met de locatie?
Stap 5: Controleer de beschikbaarheid
Het zou zonde zijn om een perfecte locatie te vinden die op de gewenste datum al volgeboekt is. Neem daarom zo snel mogelijk contact op met de locaties op je lijst om de beschikbaarheid te controleren. Wees flexibel met je datum als dat mogelijk is.
Concreet voorbeeld: Je hebt de ideale locatie gevonden, maar deze is niet beschikbaar op je oorspronkelijke datum. Je overweegt om je evenement een week te verschuiven om de locatie te kunnen boeken.
Vragen om jezelf te stellen:
- Is de locatie beschikbaar op mijn voorkeursdatum?
- Kan ik de datum van mijn evenement aanpassen indien nodig?
- Wat zijn de annuleringsvoorwaarden van de locatie?
- Is er een mogelijkheid om een voorlopige boeking te maken terwijl ik wacht op bevestigingen?
Stap 6: Bezoek de evenementlocaties
Bezoek de potentiële evenement locaties persoonlijk om de sfeer en faciliteiten te beoordelen. Let op details zoals parkeergelegenheid, toegankelijkheid en de algehele uitstraling van de locatie. Een fysieke inspectie kan veel inzicht geven dat je online niet kunt krijgen.
Concreet voorbeeld: Tijdens je bezoek aan Van der Valk Amersfoort A1 merk je de moderne inrichting en de professionele uitstraling van de vergaderzalen. De ruime parkeerplaats en de nabijheid van de snelweg zijn extra pluspunten.
Vragen om jezelf te stellen:
- Hoe voelt de locatie aan als je er binnenkomt?
- Zijn de faciliteiten goed onderhouden?
- Is de locatie goed bereikbaar voor mijn gasten?
- Voldoet de locatie aan al mijn eisen en verwachtingen?
Stap 7: Vergelijk je opties
Na het bezoeken van de locaties is het tijd om een vergelijking te maken. Zet de voor- en nadelen van elke locatie op een rijtje en bespreek deze met je team of andere betrokkenen. Houd rekening met factoren zoals prijs, ligging, faciliteiten en service.
Concreet voorbeeld: Je hebt drie locaties bezocht en maakt een vergelijkingstabel. Van der Valk Amersfoort A1 scoort hoog op alle punten, maar een andere locatie is iets goedkoper. Je overweegt de toegevoegde waarde van de faciliteiten en service bij Van der Valk.
Vragen om jezelf te stellen:
- Wat zijn de voor- en nadelen van elke locatie?
- Welke locatie biedt de beste prijs-kwaliteitverhouding?
- Welke locatie past het beste bij de behoeften van mijn evenement?
- Wat zeggen mijn teamleden of partners over de verschillende opties?
Stap 8: Maak je definitieve keuze
Heb je alle stappen doorlopen? Dan is het tijd om de knoop door te hakken en een definitieve keuze te maken. Zorg ervoor dat je alle afspraken zwart op wit hebt staan en bevestig de boeking schriftelijk.
Concreet voorbeeld: Na overleg met je team besluit je de locatie Van der Valk Amersfoort A1 te boeken. Je stuurt een bevestigingsmail en ontvangt een gedetailleerde overeenkomst met alle kosten en voorwaarden.
Vragen om jezelf te stellen:
- Ben ik 100% zeker van mijn keuze?
- Heb ik alle kosten en voorwaarden duidelijk in beeld?
- Is de boeking schriftelijk bevestigd?
- Heb ik een back-up plan voor het geval er iets misgaat?
De mogelijkheden van Van der Valk Amersfoort A1 als Evenementen locatie
Bij Van der Valk Amersfoort A1 kun je terecht voor een breed scala aan evenementen. Of je nu een klein zakelijk evenement of een grootschalige conferentie organiseert, ze hebben de juiste ruimte en faciliteiten om je evenement tot een succes te maken. Hun moderne zalen zijn uitgerust met de nieuwste audiovisuele apparatuur en bieden uitstekende cateringopties. Daarnaast is de locatie gunstig gelegen nabij de snelwegen en beschikt het over ruime parkeergelegenheid.